Die Zukunft der Verwaltung ist digital

Digitalisierung: Ein Thema, dessen Reichweite noch immer oft unterschätzt wird. Aber egal ob Schule, Verwaltung oder Stadtplanung: Der digitale Wandel durchdringt bereits sämtliche Lebensbereiche in Potsdam. „Diesen Veränderungsprozess im Interesse der Potsdamerinnen und Potsdamer zu gestalten – dafür setzen wir uns als SPD-Fraktion ein“, so Nico Marquardt, SPD-Stadtverordneter und stellv. Vorsitzender des Digitalausschusses.

All das bürgt auch Schwierigkeiten. Am 21. Januar 2020 ereignete sich ein Cyberangriff auf das Rathaus, in dessen Folge sich der Oberbürgermeister am 23. Januar dazu entschied, alle Systeme der Verwaltung offline zu stellen. Das Rathaus war von einem zum anderen Moment im Krisenmodus. Mehrere Wochen lang war die Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Rathaus, massiv eingeschränkt. Ein einmaliger Vorgang mit weitreichenden Konsequenzen für die Potsdamerinnen und Potsdamer.

Die Aufarbeitung des IT-Sicherheitsvorfalls hat einige Befürchtungen bestätigt: Das Potsdamer Rathaus ist digital schlecht aufgestellt und teilweisen Jahrzehnte im Bereich der digitalen Verwaltung hinterher. „Auch, wenn bei diesem Vorfall im Ergebnis keine Daten gestohlen wurden, muss es ein Weckruf sein“, sagt Marquardt und fordert sowohl personelle als auch finanzielle Nachbesserungen. Es darf aber auch Lob geäußert werden, an das beispiellose Engagement mehrerer Verwaltungsmitarbeiter, die alles gegeben haben, um diese Krise so schnell wie möglich zu bewältigen.

Noch während dieser Aufarbeitung kam die Corona-Pandemie, welche die Verwaltung besonders im Kontext der Schul-IT und Homeschooling vor Herausforderungen stellte. Die Schulen waren nicht auf Homeschooling eingestellt und mussten innerhalb weniger Wochen das nachholen, was in vielen anderen Ländern längst Standard ist. Angefangen von der digitalen Kommunikation zu den Schülern, über Schul-Clouds bis hin zur richtigen Videokonferenz-Software.

„Unser Ziel ist es, dass die Verwaltung ihre Dienstleistungen zusätzlich auch digital anbietet“, so Marquardt. „Die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu recht, dass Verwaltungsdienstleistungen auch digital angeboten werden und auch reibungslos funktionieren.“ Länder wie Estland sind Deutschland Jahrzehnte voraus. Schon im Jahr 2000 war Estland dort, wo Deutschland mit dem sogenannten “Online Zugangs Gesetz” (kurz OZG) im Jahr 2022 sein will.

Die Digitalisierung macht nicht halt vor dem Rathaus. Ganz im Gegenteil.

Dabei geht es nicht darum, weg von analogen Prozessen hin zu digitalen zu wechseln, sondern die Prozesse an sich zu überdenken, zu optimieren, teilweise zusammen zu legen oder zu streichen und erst dann, im nächsten Prozessschritt, zu digitalisieren. Kurz: Ein schlechter analoger Prozess, ist auch digitalisiert schlecht. Damit bedarf der Transformationsprozess nicht nur digitaler Expertise, sondern auch ganz klassisches Wissen zu den jeweiligen Fachverfahren, wovon es in Potsdam rund 450 gibt. Genau dieses Zusammenspiel aus Experten von Fachverfahren und Experten für Digitalisierung ist relativ komplex und wird aktiv von SPD-Fraktion begleitet.

Eine große Herausforderung ist dabei, alle Mitarbeitenden in der Verwaltung im gleichen Tempo mitzunehmen. Schon jetzt ist erkennbar, dass die Digitalisierung der Fachverfahren sehr unterschiedlich vorankommt. Übergreifende Systeme, wie zum Beispiel das Open Data-Portal, welches von allen Geschäftsbereichen mit Daten bespielt werden sollte, sind so gut wie gar nicht in die Abläufe eingebunden. Das Open Data-Portal muss kontinuierlich mit den wichtigsten kommunalen Daten aktualisiert werden, damit es einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten kann.

Manchmal geht es bei der Digitalisierung auch um Selbstverständliches: Nach einem SPD-Antrag wird nun bis Jahresende umgesetzt, dass Bewerbungen für Stellen bei der Landeshauptstadt Potsdam auch online möglich sind.

Es ist noch viel zu tun aber eines ist sicher: Die Zukunft der Potsdamer Verwaltung ist digital.

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